Qu'est-ce qu'une facture proforma ?
La facture proforma est un document commercial qui décrit, à titre indicatif, une vente ou une prestation à venir : libellé, quantités, prix, conditions, totaux. Elle reprend la mise en page d'une vraie facture mais elle n'a aucune valeur comptable ni fiscale. Le Code général des impôts ne la mentionne pas : ce n'est ni une pièce justificative au sens de l'article 286 du CGI, ni un titre de créance. Tu peux l'éditer pour informer un client, alimenter un dossier de financement, ou accompagner une marchandise à la douane.
Quand émettre une facture proforma ?
La proforma sert quand un devis classique ne suffit pas, mais qu'une vraie facture serait prématurée. Les cas les plus courants :
- Demande d'un acheteur étranger qui doit ouvrir un crédit documentaire ou obtenir une licence d'importation.
- Dossier de financement : la banque du client veut le montant exact d'un investissement avant de débloquer un prêt.
- Déclaration en douane à l'export hors UE — la proforma sert de pièce jointe pour la valorisation des marchandises.
- Subvention publique ou aide BPI : l'organisme veut un document chiffré, signé, mais pas encore facturé.
- Validation interne d'un service achats avant émission d'un bon de commande ferme.
Quelle valeur juridique ?
La proforma n'engage pas le vendeur sur les mêmes bases qu'un devis signé. Mais elle n'est pas non plus un document neutre : si elle est suffisamment précise et acceptée par le client (par e-mail, par signature, par bon de commande qui s'y réfère), elle peut être requalifiée en offre commerciale liante au sens de l'article 1114 du Code civil. Autrement dit : elle peut suffire à constituer un contrat si toutes les mentions essentielles y figurent.
| Document | Valeur juridique | TVA exigible ? | À conserver ? |
|---|---|---|---|
| Devis signé | Contrat formé | Non (avant exécution) | 10 ans |
| Facture proforma | Document commercial — pas une pièce comptable | Non | Bonne pratique : 3 ans |
| Facture d'acompte | Pièce comptable | Oui à l'encaissement | 10 ans |
| Facture définitive | Titre de créance | Oui | 10 ans |
Mentions à faire figurer sur une proforma
Comme la proforma n'est pas une facture, elle n'est pas soumise à l'article 242 nonies A du CGI. Mais pour qu'elle remplisse son rôle (douane, banque, dossier de subvention), elle doit ressembler à une vraie facture. Voici la check-list pratique :
- Mention claire et visible « Facture proforma » ou « Proforma invoice » (pour l'international).
- Numéro propre, distinct de la séquence des vraies factures (ex. PRO-2026-0042).
- Date d'émission et durée de validité de l'offre.
- Identité complète de l'émetteur : raison sociale, adresse, SIREN, RCS, TVA intracom.
- Identité du destinataire : nom, adresse, numéro fiscal ou TVA si export.
- Désignation détaillée des biens ou prestations, quantité, prix unitaire HT.
- Conditions commerciales : Incoterm, devise, mode de transport, délai de livraison.
- Total HT, taux et montant de TVA, total TTC (ou mention d'exonération si export).
- Conditions de paiement prévues : acompte, échéance, RIB, devise.
- Mention « Document non comptable, sans valeur fiscale » pour éviter toute confusion côté client.
Proforma, devis et facture : quelles différences ?
Les trois documents peuvent porter exactement les mêmes lignes. Ce qui change, c'est leur fonction et leur poids juridique.
Proforma vs devis
Le devis est encadré par les articles L111-1 et L441-1 du Code de la consommation : il est obligatoire pour les particuliers au-delà de 1 500 € (et systématiquement dans le BTP, les déménagements, l'optique, les obsèques, l'auto-école). Une fois signé, il forme un contrat. La proforma n'a pas de cadre légal équivalent : elle est facultative et sert plutôt au B2B et à l'export.
Proforma vs facture définitive
La facture est une pièce comptable obligatoire (art. L441-9 Code de commerce et art. 289 CGI). Elle déclenche l'exigibilité de la TVA, doit être numérotée dans une série continue, conservée 10 ans, et bientôt transmise via une plateforme de dématérialisation. La proforma ne déclenche rien : elle informe.
Convertir une proforma en facture définitive
Une fois la commande confirmée et la prestation exécutée (ou le bien livré), tu remplaces la proforma par une vraie facture. Voici les étapes :
- Vérifier que les conditions de la proforma sont toujours valides : prix, quantités, devise, taux de TVA.
- Émettre une facture définitive avec un numéro de la séquence officielle (F-2026-…).
- Reporter la référence de la proforma initiale dans la facture (« Réf. proforma PRO-2026-0042 du 12 mars »).
- Dater la facture du jour réel d'émission (livraison ou exécution).
- Archiver les deux documents : la proforma et la facture finale, pour la traçabilité d'audit.
- Si un acompte a été versé entre-temps, émettre une facture d'acompte distincte avant la facture finale.
Modèle commenté de facture proforma
Voici un squelette type pour un export de marchandises hors UE — le cas le plus exigeant. Tu peux l'adapter pour une prestation B2B France en retirant les lignes Incoterm et devise.
| Bloc | Contenu attendu |
|---|---|
| En-tête | « FACTURE PROFORMA » + n° PRO-2026-… + date + validité 30 jours |
| Vendeur | Raison sociale, adresse, SIREN, TVA intracom, IBAN/BIC |
| Acheteur | Nom, adresse, n° TVA ou EORI si UE/export |
| Lignes | Désignation, code douanier (HS), origine, qté, PU HT, total HT |
| Totaux | Total HT, TVA (ou mention exonération art. 262 ter CGI), total TTC |
| Conditions | Incoterm (EXW, FOB, DAP…), devise, transport, délai de livraison |
| Paiement | Acompte, solde, mode (virement, crédit doc, SWIFT), échéance |
| Pied de page | « Document commercial sans valeur fiscale » |
Les 5 pièges juridiques à éviter
- Confondre proforma et facture d'acompte — l'acompte payé sur la base d'une proforma reste taxable à la TVA, même sans pièce comptable.
- Réutiliser la numérotation officielle des factures, ce qui casse la séquence continue.
- Oublier la mention « proforma » : un client peut alors la comptabiliser comme une vraie facture et te bloquer en lettrage.
- Indiquer une TVA exigible alors que l'opération est exonérée à l'export — ce qui crée une dette fiscale fictive.
- Conserver la proforma comme pièce comptable : elle n'en est pas une et n'a pas sa place dans le grand livre.
Proforma en B2B et en B2C
Pour un client professionnel en France, la proforma est marginale : un devis ou une facture d'acompte couvrent presque tous les cas. Elle reprend du sens à l'international, où le client a besoin d'un document chiffré pour ouvrir une lettre de crédit ou obtenir une licence. Pour un particulier, on lui préfère systématiquement le devis : il est encadré par le Code de la consommation et fait clairement office d'engagement, ce qui protège mieux les deux parties.
Cas d'usage export : la proforma à la douane
Pour un envoi hors UE, le transporteur ou la douane demande presque toujours une facture commerciale ou une proforma. Si la marchandise n'est pas vendue (échantillon, prêt, retour SAV), seule la proforma est appropriée : elle valorise la marchandise pour la déclaration en douane sans déclencher de vente comptable. Ajoute alors la mention « No commercial value — for customs purposes only » et une valeur statistique réaliste.
Récapitulatif : la proforma en 30 secondes
- Document commercial, pas une pièce comptable.
- Aucune TVA exigible, aucune écriture en compta.
- Numérotation séparée (série PRO-…).
- Mentions identiques à une facture, plus la mention explicite « proforma ».
- Utile en B2B export, dossier banque, douane, subvention.
- Convertir en facture définitive dès la livraison ou l'exécution.