Facture client vs facture fournisseur : comprendre la symétrie
Une facture client (que tu émets) génère un produit (chiffre d'affaires) et de la TVA collectée. Une facture fournisseur (que tu reçois) génère une charge (ou une immobilisation) et de la TVA déductible. La même opération est enregistrée des deux côtés, mais avec des comptes différents.
| Type | Compte client | Compte fournisseur |
|---|---|---|
| Tiers | 411 — Clients | 401 — Fournisseurs |
| Produit / Charge | 70x — Ventes | 60x à 62x — Achats / Charges externes |
| TVA | 44571 — TVA collectée | 44566 — TVA déductible sur ABS |
| Règlement | 512 — Banque (débit) | 512 — Banque (crédit) |
Le schéma comptable de base
Pour une facture fournisseur classique, l'écriture comporte trois lignes : la charge en débit (compte 6xxx), la TVA déductible en débit (compte 4456x), et le fournisseur en crédit (compte 401). Lors du paiement, on solde le 401 par le 512.
Écriture à la réception de la facture
Exemple : ton fournisseur de matériaux t'envoie une facture de 1 200 € TTC le 15 mars 2026, soit 1 000 € HT + 200 € de TVA à 20 %.
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 15/03/2026 | 601000 | Achats matériaux — Fact. F-1234 | 1 000,00 € | |
| 15/03/2026 | 445660 | TVA déductible 20 % — Fact. F-1234 | 200,00 € | |
| 15/03/2026 | 401XYZ | Fournisseur Dupont SAS | 1 200,00 € |
L'équilibre est respecté : 1 000 + 200 = 1 200, débits = crédits. Le sous-compte 401XYZ (Dupont SAS, par exemple 401DUP) permet de suivre chaque fournisseur individuellement, en plus du compte collectif 401.
Écriture au paiement
Quand tu paies par virement, tu soldes le compte fournisseur (401) par le compte banque (512). Pas d'impact sur la TVA — elle a déjà été déduite à la facture (sauf cas spécifique de la TVA sur encaissement).
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 10/04/2026 | 401XYZ | Règlement Dupont SAS — Fact. F-1234 | 1 200,00 € | |
| 10/04/2026 | 512000 | Virement émis — Fact. F-1234 | 1 200,00 € |
Les comptes de charges les plus utilisés
Bien classer la charge dans le bon compte 6xxx, c'est essentiel pour ton bilan et ton compte de résultat. Voici les comptes les plus courants pour un artisan ou un freelance.
| Compte | Libellé | Exemple typique |
|---|---|---|
| 601 | Achats stockés — matières premières | Bois pour menuisier, peinture pour peintre |
| 604 | Achats d'études et prestations de service | Sous-traitance directe sur chantier |
| 606 | Achats non stockés (eau, énergie, fournitures) | Électricité, gaz, fournitures de bureau |
| 611 | Sous-traitance générale | Sous-traitant sans stock |
| 613 | Locations | Loyer atelier, location véhicule |
| 6156 | Maintenance | Entretien matériel |
| 616 | Primes d'assurance | RC pro, décennale, assurance véhicule |
| 622 | Honoraires | Expert-comptable, avocat, conseil |
| 625 | Déplacements, missions, réceptions | Carburant, péages, restauration pro |
| 626 | Frais postaux et télécommunications | Téléphone, internet, courrier |
| 627 | Services bancaires | Frais de tenue de compte, virements |
TVA déductible : conditions à respecter
Tu ne peux pas déduire toutes les TVA. L'article 271 du CGI fixe les conditions : la TVA doit être facturée par un fournisseur assujetti, sur une dépense réelle nécessaire à l'exploitation, et figurer sur une facture conforme.
- Facture conforme (mentions obligatoires complètes)
- Dépense engagée pour l'activité professionnelle
- TVA effectivement facturée par le fournisseur (pas en franchise)
- Bien ou service non exclu du droit à déduction (voir ci-dessous)
- Preuve de la livraison ou de l'exécution
Avoir fournisseur : comment l'enregistrer
Quand un fournisseur t'émet un avoir (annulation, retour, geste commercial), c'est l'inverse de la facture : tu réduis la charge, tu réduis la TVA déductible, et tu réduis ta dette envers le fournisseur (compte 401). Si l'avoir intervient sur une facture déjà payée, le fournisseur te rembourse — ou tu déduis du prochain règlement.
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 20/04/2026 | 401XYZ | Avoir Dupont SAS — Avo. A-058 | 120,00 € | |
| 20/04/2026 | 601000 | Annulation achat — Avo. A-058 | 100,00 € | |
| 20/04/2026 | 445660 | TVA — Avo. A-058 | 20,00 € |
Conservation des factures fournisseurs
Article L123-22 du Code de commerce : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Article L102 B du Livre des procédures fiscales : 6 ans en délai fiscal, mais c'est le 10 ans commercial qui prime en pratique. Le format doit garantir intégrité, lisibilité et authenticité — papier ou électronique avec signature ou archivage à valeur probante.
- Facture papier : à scanner en PDF/A et conserver l'original ou la copie scannée à valeur probante (arrêté du 22 mars 2017)
- Facture PDF reçue par e-mail : à archiver dans un coffre-fort numérique
- Facture Factur-X (à partir de 2026) : conservation des deux composantes (PDF + XML)
- À l'expiration du délai : destruction sécurisée recommandée pour les pièces RGPD
Réforme 2026 : la réception via PDP
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises (y compris auto-entrepreneurs et artisans) doivent être capables de RECEVOIR des factures électroniques structurées. Concrètement, ton fournisseur les transmet via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), et tu les récupères dans la PDP que tu as choisie.
Automatiser la saisie : OCR et XML
Saisir 50 factures fournisseurs par mois à la main, c'est plusieurs heures et beaucoup d'erreurs. Les logiciels modernes appliquent l'OCR sur les PDF reçus, lisent le XML des factures Factur-X, et pré-remplissent l'écriture comptable. Tu valides en un clic, tu exportes le FEC pour ton expert-comptable en fin de mois.