Ce que couvre un contrat d'entretien chaudière
Le contrat d'entretien, c'est la visite qui garantit que la chaudière du client fonctionne correctement et sans danger — et pour beaucoup d'installations, ce n'est pas une option. Le code de l'environnement impose un entretien annuel des chaudières — gaz, fioul, bois ou charbon — dont la puissance est comprise entre 4 et 400 kW (articles R224-41-4 à R224-41-9, précisés par l'arrêté du 15 septembre 2009) : vérification, nettoyage et réglage, évaluation du rendement, conseils au client, puis remise d'une attestation dans les quinze jours, que le client conserve au moins deux ans.
- La visite annuelle elle-même : contrôle, réglage, nettoyage, mesure des rejets de combustion.
- L'attestation d'entretien, remise au client après chaque passage.
- Souvent, une priorité de dépannage ou un tarif préférentiel sur les pièces en cas de panne pendant l'année.
- Parfois, un contrôle intermédiaire selon le type d'installation.
Le détail exact varie d'un contrat à l'autre — à toi de fixer ce qui est inclus et ce qui reste facturé à part. Ce qui ne varie pas, c'est le rythme : une fois signé, ce contrat se reconduit chaque année, avec le même client, pour le même montant. Avec un particulier, la reconduction tacite a une contrepartie : tu dois le prévenir par écrit, entre trois mois et un mois avant l'échéance, qu'il peut ne pas reconduire — sinon il peut résilier gratuitement à tout moment (article L215-1 du code de la consommation).
Pourquoi facturer en mensualités plutôt qu'en un seul règlement annuel
Facturé en une fois, un contrat d'entretien tombe le même mois chaque année, souvent au moment de la visite. Sur dix, vingt, cinquante contrats, ça fait une grosse facture ponctuelle à envoyer, puis à relancer si elle traîne — et le reste de l'année, ce revenu-là ne rentre pas.
Le lisser en mensualités change la mécanique : le même montant annuel, réparti en douze fois, arrive chaque mois au lieu d'arriver une fois. Pour toi, c'est une trésorerie plus régulière au lieu d'un pic suivi de silence. Pour ton client, c'est une petite somme fixe sur son compte plutôt qu'une facture à trois chiffres à sortir d'un coup — plus simple à accepter, et plus simple à ne pas remettre en question à chaque renouvellement.
Le vrai problème : relancer chaque mois un client qui a déjà dit oui
Le client a signé le contrat, il est d'accord sur le prix et la mensualité. Le sujet, ce n'est plus de le convaincre — c'est de ne pas avoir à repasser derrière chaque échéance : refaire une facture, vérifier qu'elle est réglée, relancer si le virement n'est pas arrivé, recommencer le mois suivant. Douze fois par an, par client sous contrat.
Comment le mettre en place avec Billies
Le prélèvement automatique pour tes clients répond exactement à ce cas : un abonnement que le client autorise une fois, et que Stripe prélève ensuite à la cadence que tu choisis.
Choisis la cadence du contrat
Mensuelle pour lisser un contrat annuel en douze fois, trimestrielle si tu préfères des échéances plus espacées, annuelle si tu factures le contrat en une fois mais veux automatiser le prélèvement du règlement. Une cadence hebdomadaire existe aussi, pour d'autres usages, mais elle a peu de sens sur ce type de contrat.
Le client autorise une fois, tu n'y touches plus
Tu crées l'abonnement — depuis une facture existante que tu utilises comme modèle, depuis la fiche du client, ou en le décrivant à l'assistant vocal (« Abonne M. Lefèvre à 25 € par mois pour l'entretien de sa chaudière, sans fin »). Rien ne part encore : c'est toi qui décides d'envoyer le lien, par e-mail ou en le copiant pour le transmettre toi-même. Le client clique, autorise le prélèvement par carte ou par SEPA sur une page Stripe sécurisée — ses coordonnées bancaires ne te sont jamais communiquées.
La facture part seule, déjà payée
À chaque échéance prélevée avec succès, Billies génère la facture légale correspondante, au nom de ton entreprise, marquée acquittée, et l'envoie par e-mail à ton client avec le PDF en pièce jointe. Tu en reçois une copie sur l'adresse de ton compte. Seule condition : que ton client ait une adresse e-mail sur sa fiche — sinon la facture t'arrive quand même, et c'est à toi de la lui transmettre. Pour savoir si une facture est obligatoire à chaque prélèvement, lis abonnement : faut-il une facture à chaque prélèvement ?.
Ce que ça te coûte
0 % de commission Billies sur ces prélèvements, quel que soit ton plan. Les frais Stripe standard sur l'encaissement (carte ou SEPA) restent à ta charge, comme pour tout paiement en ligne — ce n'est pas une commission Billies, c'est le prestataire de paiement.
Si un prélèvement échoue
Carte expirée, provision insuffisante : Stripe relance ton client selon son cycle de relance standard, et aucune facture n'est générée tant que l'échéance n'est pas régularisée — tu ne factures jamais un encaissement qui n'a pas eu lieu. Tu peux aussi renvoyer un lien dédié pour que le client mette à jour son moyen de paiement ; l'abonnement reprend exactement où il en était, même compteur, même historique, et l'échéance en attente est prélevée dans la foulée. Un mandat SEPA, lui, prend de toute façon plusieurs jours ouvrés à se dénouer — ce n'est jamais instantané, carte ou SEPA. Et même dénoué, un prélèvement SEPA autorisé peut être remboursé au client par sa banque s'il le demande dans les huit semaines, sans avoir à se justifier (articles L133-25 et L133-25-1 du code monétaire et financier) ; pour un prélèvement non autorisé, le délai est de treize mois (article L133-24).
Pause, reprise, résiliation : qui décide quoi
Tu gères l'abonnement à tout moment depuis Billies — pause, reprise, annulation — sans que ton plan ne bloque jamais ces actions une fois l'abonnement créé. Côté client, la résiliation n'est pas en libre-service : s'il veut arrêter, il te contacte, et c'est toi qui annules depuis ton espace. Pas de bouton « résilier » sur sa page.
Réservé au plan Pro — mais inclus dans ton essai
Créer et envoyer un abonnement client est une fonctionnalité du plan Pro (14,90 €/mois, ou 119 €/an). Elle est aussi incluse pendant l'essai gratuit (30 jours, ou 15 documents faits par l'IA) : tu peux mettre en place et tester un contrat d'entretien en prélèvement automatique avant de payer quoi que ce soit.
Comment démarrer
- Active l'encaissement en ligne dans Réglages › Banque, si ce n'est pas déjà fait.
- Crée l'abonnement : depuis une facture existante, la fiche du client, ou à la voix.
- Envoie le lien au client, par e-mail ou en le transmettant toi-même.
- Suis tes contrats actifs et ton revenu récurrent depuis /abonnements.
Pour aller plus loin
- Logiciel devis et facture pour chauffagiste — catalogue PAC et chaudières, avec le bon taux de TVA par équipement (5,5 %, 10 % ou 20 %).
- Prélèvement automatique pour tes clients — le détail complet : cadences, sécurité, ce qui se passe en cas d'échec.