Pourquoi parler de formats ?
Tant que tu envoyais un PDF par mail, le format ne te concernait pas vraiment : ton client ouvrait le fichier, le lisait, le saisissait dans sa compta. Avec la facture électronique, l'objectif est que la facture soit lue automatiquement par les logiciels et l'administration, sans ressaisie. Pour ça, les données doivent être structurées selon une norme commune. C'est tout l'enjeu des formats.
Pour resituer ces formats dans l'ensemble de la réforme (qui est concerné, à quelle échéance), va voir l'article pilier : « Facture électronique 2026 : qui est concerné et quel calendrier ».
Le socle commun : la norme EN 16931
EN 16931 est la norme européenne qui définit le « modèle sémantique » d'une facture électronique : la liste des informations qu'une facture doit contenir et leur signification (identité des parties, lignes, totaux, TVA, etc.). C'est un socle commun à toute l'Union européenne : peu importe le format technique choisi, les données décrites suivent la même grammaire.
Factur-X : le format hybride
Factur-X est un format hybride : un fichier PDF/A-3 (un PDF normalisé pour l'archivage) dans lequel est embarqué un fichier XML structuré. Tu obtiens donc deux choses dans un seul fichier : une facture lisible à l'œil (le PDF), et les mêmes données en version machine (le XML). Tu ouvres le fichier, tu vois une facture normale ; un logiciel l'ouvre, il lit directement les données.
- Lisible humainement : tu vois ta facture comme un PDF classique.
- Lisible machinalement : le XML embarqué est exploité automatiquement par les logiciels.
- Un seul fichier : pas de pièce jointe séparée à gérer.
- Basé sur EN 16931 : les données suivent le socle européen.
UBL et CII : les formats XML purs
UBL et CII sont, eux, des formats purement XML : il n'y a pas de PDF lisible, seulement un fichier de données. Ils sont parfaits pour des échanges de machine à machine à grande échelle, mais inconfortables à lire pour un humain sans outil dédié.
UBL (Universal Business Language)
UBL est un standard international de documents commerciaux en XML. Très répandu en Europe, c'est un format courant dans les échanges électroniques entre entreprises et avec les administrations.
CII (Cross Industry Invoice)
CII est un format de facture en XML issu des travaux de normalisation internationaux. Il est fréquemment utilisé par les grandes entreprises et dans certains secteurs industriels. C'est d'ailleurs le standard XML qui sert de base à la partie structurée de Factur-X.
| Format | Nature | Lisible par un humain | Profil typique |
|---|---|---|---|
| Factur-X | PDF/A-3 + XML embarqué | Oui (le PDF) | TPE, PME, artisans |
| UBL | XML pur | Non sans outil | Échanges B2B et publics |
| CII | XML pur | Non sans outil | Grandes entreprises, industrie |
Lequel choisir selon ton profil ?
Bonne nouvelle : tu n'as pas vraiment à « choisir un format » dans l'absolu, car les plateformes savent convertir d'un format à l'autre. Mais voici la logique de fond selon ton profil.
- Artisan, indépendant, TPE : Factur-X est le plus confortable. Tu gardes une facture lisible et imprimable tout en étant conforme.
- PME avec un logiciel de gestion : Factur-X reste un bon défaut ; UBL ou CII deviennent pertinents si un client ou un connecteur l'impose.
- Travail avec de grands donneurs d'ordre : certains imposent UBL ou CII. Ton outil (ou ta PDP) doit pouvoir émettre dans le format demandé.
- Réception : peu importe ton format d'émission, tu dois pouvoir RECEVOIR les trois formats, car tu ne maîtrises pas celui que choisissent tes fournisseurs.
- Je sais que mes factures B2B doivent être structurées, pas un PDF plat
- J'ai retenu que Factur-X est le format hybride lisible + structuré
- Je peux émettre dans le format attendu par mes gros clients
- Je peux recevoir Factur-X, UBL et CII indifféremment
- Mon logiciel ou ma PDP gère la conversion entre formats