Une facture électronique, ce n'est pas un PDF envoyé par mail
Première chose à poser : une facture électronique au sens de la réforme n'est pas « une facture faite à l'ordinateur ». C'est un fichier structuré, conforme au socle européen EN 16931, que la machine de ton client peut lire sans ressaisie. Le format le plus confortable pour un artisan est Factur-X : un PDF que tu ouvres et lis normalement, avec un fichier de données XML embarqué dedans. Une seule pièce, deux lecteurs : l'humain lit le PDF, le logiciel lit le XML. Les deux autres formats reconnus, UBL et CII, sont purement XML — on les détaille dans Factur-X, UBL, CII : les formats de la facture électronique.
Le trajet d'une facture électronique, étape par étape
Voici ce qui se passe entre le moment où tu valides ta facture et le moment où ton client la reçoit dans son outil. Spoiler : si ton logiciel est raccordé, tu ne fais que l'étape 1.
- Tu crées ta facture comme d'habitude : client, lignes, TVA, mentions obligatoires. Rien ne change dans ton geste.
- Ton logiciel la met au format Factur-X : le PDF lisible + les données structurées embarquées, conformes EN 16931.
- Ta plateforme de dématérialisation (PDP) prend le relais : elle interroge l'annuaire central avec le SIREN de ton client pour savoir sur quelle plateforme il reçoit ses factures.
- La facture est transmise de ta plateforme à la sienne — de plateforme à plateforme, jamais par mail.
- Ton client la reçoit directement dans son logiciel ou sur sa plateforme : zéro ressaisie de son côté, les montants et références sont déjà lus par sa machine.
- Les statuts remontent vers toi : tu sais si la facture est bien arrivée, si elle est acceptée, refusée, puis payée.
Qui gère ce circuit pour toi ? Une plateforme de dématérialisation immatriculée — en direct, ou via ton logiciel de facturation qui y est raccordé. Pour comprendre leur rôle exact et les critères de choix : Plateforme Agréée (ex-PDP) : comment choisir la tienne.
Les statuts de cycle de vie : ta facture te donne des nouvelles
C'est la vraie nouveauté par rapport au PDF par mail. Aujourd'hui, tu envoies ta facture et tu pries. Demain, elle te renvoie des statuts tout au long de sa vie. Voici les principaux, traduits.
| Statut | Ce que ça veut dire | Ce que tu fais |
|---|---|---|
| Déposée | Ta plateforme a reçu la facture et atteste qu'elle est contrôlée et conforme. C'est le point de départ du circuit. | Rien. Tu as la preuve datée qu'elle est partie. |
| Rejetée | Un contrôle automatique, sur ta plateforme ou sur celle de ton client, a détecté une anomalie : format, donnée obligatoire absente ou incohérente, client mal identifié, routage. La facture n'est pas mise à la disposition de ton client. | Tu trouves la cause dans le motif, tu corriges et tu retransmets. La facture rejetée s'annule dans ta comptabilité par un avoir interne, qui ne repart pas dans le circuit. |
| Refusée | Ton client refuse la facture depuis sa plateforme, pour un motif prévu par la norme : non-conformité, facture mal adressée, conditions contractuelles non respectées. Ce n'est pas l'outil d'un désaccord commercial. | Refus fondé : avoir interne, puis nouvelle facture avec un nouveau numéro. Refus contesté : ni avoir ni nouvelle facture automatiques, tu en parles avec ton client. |
| En litige | Ton client conteste tout ou partie de la facture : prix, prestation, chantier. Statut facultatif, que toutes les plateformes ne remontent pas. | Tu en discutes avec lui. Si vous convenez d'une réduction ou d'une annulation, elle passe par un avoir rattaché à la facture. |
| Encaissée | Tu indiques avoir été payé, en tout ou partie : c'est toi, le fournisseur, qui poses ce statut. | Pour tes prestations de services, la TVA est due à l'encaissement sauf option pour les débits (art. 290 A du CGI) : ce statut sert à la calculer. |
Rejet ou refus : que faire ?
La facture revient « rejetée » : un problème technique, pas un conflit
Un rejet est prononcé par un contrôle automatique, sur ta plateforme ou sur celle de ton client, pas par ton client. Le guide pratique publié par la DGFiP en juillet 2026 cite l'erreur de format, la donnée obligatoire absente ou incohérente, l'identification incorrecte d'une partie et la difficulté de routage. Les causes classiques : SIREN du client manquant ou erroné, numéro de TVA incohérent, mention obligatoire absente. La marche à suivre : identifie la donnée en cause (le motif du rejet est indiqué), corrige-la, et retransmets par le circuit électronique. Côté comptable, les spécifications externes de la DGFiP demandent d'annuler la facture rejetée par un avoir interne, qui ne génère aucun flux vers l'administration : il reste dans ta comptabilité et ne repart pas dans le circuit. Et la facture corrigée ne se compte pas comme une seconde vente.
La facture revient « refusée » : c'est ton client qui dit non
Le refus, lui, vient de ton client, depuis sa plateforme. Il est obligatoirement motivé et réservé aux motifs prévus par la norme : non-conformité réglementaire que sa plateforme n'a pas détectée, facture mal adressée, conditions contractuelles non respectées. Le guide de la DGFiP précise qu'il ne doit pas servir à un simple litige commercial : un désaccord sur le prix ou la prestation relève du statut « En litige ». Si le refus est fondé, tu annules la facture dans ta comptabilité par un avoir interne, qui ne repart pas dans le circuit, puis tu émets une nouvelle facture, avec un nouveau numéro. Si tu le contestes, tu ne crées ni avoir ni nouvelle facture automatiquement : tu en discutes avec ton client. Le détail, motif par motif : Facture électronique rejetée ou refusée : pourquoi, et comment la corriger. La mécanique de l'avoir : L'avoir en facturation : comment corriger ou annuler une facture.
Qui doit émettre, et à partir de quand ?
L'obligation d'émettre arrive par paliers, selon la taille de l'entreprise. Les dates du calendrier, fixées par la loi (III de l'article 26 de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022, réécrit par l'article 91 de la loi de finances pour 2024) :
| Date | Obligation d'émettre | Pour qui |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Émettre ses factures B2B en format électronique | Grandes entreprises et ETI |
| 1er septembre 2027 | Émettre ses factures B2B en format électronique | TPE, PME et micro-entreprises — la plupart des artisans |
Attention : le 1er septembre 2026 a aussi déclenché, pour toutes les entreprises sans exception, l'obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques. C'est l'échéance déjà en vigueur et la plus souvent ratée — on lui a consacré un guide : Réception des factures électroniques : ce que tu dois faire avant le 1er septembre 2026. Et pour te situer précisément dans le calendrier : Facture électronique 2026 : qui est concerné et quel calendrier.
Pourquoi émettre avant d'y être obligé
Rien n'interdit d'émettre en électronique avant ton échéance — et les artisans qui s'y mettent maintenant y trouvent des avantages très concrets, sans rapport avec la peur du gendarme.
- Tes paiements sont suivis : chaque facture te dit où elle en est (reçue, acceptée, payée). Tu relances au bon moment, avec une preuve de dépôt datée.
- Zéro ressaisie côté client : sa machine lit ta facture, elle entre dans son circuit de validation sans traîner dans une boîte mail. Une facture qui circule vite, c'est une facture payée plus vite.
- Tes clients grands comptes y sont déjà : les grandes entreprises et ETI émettent en électronique depuis septembre 2026, et certains donneurs d'ordre demandent du Factur-X à leurs sous-traitants — sans pouvoir te l'imposer au titre de la réforme avant ton échéance de 2027. Être prêt, c'est rester dans la course.
- Tu roules la mécanique à froid : premier rejet, première correction, premiers statuts — mieux vaut apprendre maintenant, tranquille, qu'en septembre 2027 avec tout le monde en même temps.
Avec Billies, l'émission est active aujourd'hui
Ce n'est pas une promesse d'éditeur : Billies émet et reçoit des factures électroniques en réel depuis juin 2026. L'app est raccordée à une plateforme de dématérialisation immatriculée (Super PDP) : tu connectes ton compte en un clic, et tes factures partent au format Factur-X (EN 16931), sous ta propre identité — pas sous celle d'un intermédiaire. Les statuts remontent dans l'app, un rejet ou un refus t'arrive par e-mail avec son motif et la marche à suivre, et l'avoir qui annule une facture rejetée ou refusée reste interne : Billies ne le transmet pas. Tu factures comme d'habitude : le format et le circuit, c'est le travail de l'outil, pas le tien.