Deux notions à ne pas confondre
Quand tu engages une dépense pour un client, deux cas existent. Soit tu refactures un frais que tu as supporté pour ton compte (refacturation de frais) : c'est un élément de ton prix, soumis à TVA comme le reste de ta prestation. Soit tu avances une somme au nom et pour le compte du client (débours) : tu n'es qu'un intermédiaire, tu te fais rembourser à l'euro près, sans TVA.
| Refacturation de frais | Débours | |
|---|---|---|
| Pour qui ? | Frais engagé pour ton propre compte, puis répercuté | Dépense payée au nom et pour le compte du client |
| TVA | Soumis à TVA (suit ta prestation) | Sans TVA, remboursé à l'identique |
| Facture | Ligne de ta facture, ajoutée au total HT | Remboursement distinct, hors base imposable |
| Justificatif | Tes propres factures de frais | Facture au nom du client + accord préalable |
La refacturation de frais : avec TVA
C'est le cas le plus courant. Tu te déplaces, tu loges, tu imprimes, tu commandes une fourniture à ton nom : ces frais font partie de ce que tu vends. Ils s'ajoutent à ton total HT et supportent la TVA au taux de ta prestation. Concrètement, un frais de 100 € que tu refactures devient 100 € HT sur la ligne, puis suit le taux de TVA de ta facture.
Tu peux les présenter de deux façons : intégrés à ton forfait (le client voit un prix global) ou détaillés en lignes séparées (« déplacement », « fournitures »). Le détail est souvent plus transparent et limite les contestations. Dans tous les cas, ces lignes entrent dans la base soumise à TVA.
Les indemnités kilométriques
Quand tu utilises ton véhicule, tu peux refacturer le déplacement. Beaucoup s'appuient sur le barème kilométrique publié par l'administration, qui couvre carburant, usure et entretien selon la puissance du véhicule et la distance. Ce barème est mis à jour : ne fige pas un montant au kilomètre, réfère-toi au barème en vigueur sur impots.gouv.fr.
Attention : refacturer un déplacement à ton client n'est pas la même chose que la déduction fiscale du barème dans ta comptabilité. Côté facture, le déplacement que tu répercutes est une refacturation de frais : il s'ajoute à ton HT et suit la TVA de ta prestation. Mets-toi d'accord avec le client en amont (forfait déplacement, prix au km, zone d'intervention), idéalement dès le devis.
Le débours : sans TVA, mais sous conditions
Le débours est plus encadré. Pour passer une dépense en débours et la sortir de la base TVA, plusieurs conditions doivent être réunies : tu agis au nom et pour le compte du client, tu disposes d'un mandat ou d'un accord, tu rends compte exactement de la dépense, et tu te fais rembourser à l'identique sans marge. La facture du fournisseur doit être établie au nom du client.
- La dépense est faite au nom et pour le compte du client
- Il existe un accord ou mandat préalable
- Le montant est remboursé à l'euro près, sans marge ajoutée
- Le justificatif (facture) est au nom du client
- Le débours apparaît distinctement, hors base soumise à TVA
Comment les faire apparaître sur la facture
Sur le document, sépare clairement les deux univers. Les frais refacturés se placent dans le corps de la facture, en lignes HT, et entrent dans le calcul de la TVA. Les débours se placent à part, après le total TTC, en remboursement, sans TVA. Cette séparation évite que ton total de TVA soit faux et rend la facture lisible pour la compta du client.
- Lignes de prestation et frais refacturés → total HT → TVA → total TTC.
- Débours → ligne distincte « remboursement de débours », hors TVA, ajoutée au net à payer.
- Net à payer = TTC de la prestation + débours.
Comme toute facture, celle-ci doit comporter l'ensemble des mentions obligatoires : numéro séquentiel, identité, date, conditions de paiement, mentions TVA. On en a fait la liste complète dans notre guide « Mentions obligatoires sur une facture ». Un générateur t'évite les erreurs d'arrondi et de TVA quand tu mélanges prestation, frais et débours sur le même document.
Les justificatifs à conserver
Quelle que soit la nature du frais, garde la trace. Pour une refacturation, ce sont tes propres factures d'achat (carburant, hôtel, fournitures) qui justifient le montant et te permettent, le cas échéant, de récupérer la TVA déductible. Pour un débours, conserve la facture établie au nom du client et l'accord préalable. Sans justificatif, l'administration peut requalifier la dépense et la soumettre à TVA.
- Factures d'achat à ton nom pour les frais refacturés
- Facture au nom du client pour les débours
- Trace de l'accord client (devis, e-mail, mandat) pour les déplacements et débours
- Conservation avec tes factures, sur la même durée légale