Le numéro de déclaration d'activité (NDA), point de départ
Avant même de facturer ta première formation, tu dois déclarer ton activité auprès de la DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) de ta région. La déclaration aboutit à un numéro à 11 chiffres (« NDA ») que tu dois faire figurer sur tous tes documents commerciaux (devis, convention, facture, attestation).
Qualiopi : indispensable pour les fonds publics et mutualisés
La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, Pôle emploi devenu France Travail, CPF, État, Régions, AGEFIPH). Sans Qualiopi, tes formations restent vendables, mais tu ne peux pas être payé via ces canaux. Tes clients doivent payer sur leurs fonds propres.
- Audit initial : passage d'un organisme certificateur accrédité (Bureau Veritas, AFNOR, ICPF…).
- Durée de validité : 3 ans, avec audit de surveillance à mi-parcours.
- Coût indicatif : 1 200 à 2 500 € HT selon ton CA et le certificateur (chiffres 2026).
- Le numéro de certification doit figurer sur tes documents commerciaux.
Exonération TVA : article 261-4-4 du CGI
Si tu dispenses des actions de formation professionnelle continue au sens du livre III du Code du travail (formation continue, bilans de compétences, VAE), tu peux bénéficier d'une exonération de TVA. La mention exacte à porter sur la facture est :
Attention : l'exonération ne couvre QUE les actions de formation continue. Les conférences, interventions ponctuelles, coaching « non-formation » restent à 20 %. Pour la formation initiale (élèves, étudiants), c'est encore un autre régime.
Convention de formation : obligatoire avant le démarrage
Avant chaque formation, tu dois faire signer une convention (article L6353-2 du Code du travail) qui précise :
- Intitulé exact de l'action de formation
- Objectifs pédagogiques mesurables
- Programme détaillé (heures par module)
- Modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, mixte)
- Modalités d'évaluation (questionnaire, mise en situation, etc.)
- Durée totale en heures
- Lieu (intra-entreprise, salle louée, distance)
- Coût total HT et modalités de paiement
- Ton NDA et ton numéro Qualiopi
Facture OPCO : ce qui peut bloquer le paiement
Une facture OPCO non conforme te coûte 30 à 60 jours de paiement supplémentaires. Les rejets les plus fréquents :
- Numéro de déclaration d'activité absent ou erroné.
- Numéro Qualiopi absent (refus systématique pour les financements concernés).
- Mention de l'exonération TVA absente (« art. 261-4-4 »).
- Pas de référence à la convention de formation (numéro, date).
- Pas de feuille de présence signée jointe à la facture.
- Attestation d'assiduité absente ou non signée.
- Période de réalisation imprécise (mois/année exacts manquants).
CPF et EDOF : comment ça marche
Pour les financements CPF (Compte Personnel de Formation), c'est EDOF (Espace des Organismes de Formation) qui gère le flux financier — tu factures via la plateforme officielle (Mon Compte Formation), pas en direct au stagiaire. Tu reçois le paiement de la Caisse des Dépôts, qui prélève une commission (5,3 % en 2026, à vérifier à date).
- Ta formation doit être inscrite à France compétences (RNCP, RS, certifications professionnelles).
- L'inscription au catalogue Mon Compte Formation est conditionnée à la certification Qualiopi.
- Le délai de paiement EDOF est généralement de 30 à 60 jours après la fin de formation.
Modèle de facture formateur OPCO conforme
Voici la structure type d'une facture OPCO qui passe sans retouches :
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| En-tête | Nom, SIRET, NDA, n° Qualiopi, adresse |
| Client | Nom de l'entreprise + interlocuteur RH |
| Référence | Numéro de convention + date de signature |
| Description | Intitulé + dates + nombre d'heures + lieu |
| Montant | HT + mention exonération + total à payer |
| Pieces jointes | Convention, feuilles de présence, attestation |