Le numéro de déclaration d'activité (NDA), point de départ
Dès ta première convention de formation signée, tu dois déclarer ton activité auprès du préfet de région (en pratique, la DREETS), au plus tard dans les 3 mois (art. L6351-1 et R6351-1 du code du travail). La déclaration aboutit à un numéro d'enregistrement (le « NDA ») que les financeurs demandent sur tes conventions et factures. Si ta publicité le mentionne, c'est sous la seule forme « Enregistré sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État » (art. L6352-12).
Qualiopi : indispensable pour les fonds publics et mutualisés
La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, Pôle emploi devenu France Travail, CPF, État, Régions, AGEFIPH — art. L6316-1 du code du travail). Sans Qualiopi, tes formations restent vendables, mais tu ne peux pas être payé via ces canaux. Tes clients doivent payer sur leurs fonds propres.
- Audit initial : passage d'un organisme certificateur accrédité (Bureau Veritas, AFNOR, ICPF…).
- Durée de validité : 3 ans, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois.
- Coût : variable selon la taille de ton organisme et le certificateur — compare plusieurs devis.
- Mentionne ta certification sur tes documents commerciaux : les financeurs la vérifient.
Exonération TVA : article 261-4-4 du CGI
Si tu dispenses des actions de formation professionnelle continue au sens du livre III de la sixième partie du Code du travail (formation continue, bilans de compétences, VAE), tu peux bénéficier d'une exonération de TVA. Ta facture doit alors le signaler :
Attention : l'exonération ne couvre QUE les actions de formation continue. Les conférences, interventions ponctuelles, coaching « non-formation » restent à 20 %. Pour la formation initiale (élèves, étudiants), c'est encore un autre régime.
Convention de formation : à signer avant le démarrage
Chaque formation donne lieu à une convention avec l'acheteur (art. L6353-1 du Code du travail) ; un particulier qui se forme à ses frais signe un contrat de formation (art. L6353-3). Quand l'action est financée par un OPCO, l'État, la région ou France Travail, la convention doit préciser (art. D6353-1) — un devis approuvé qui contient ces mentions peut en tenir lieu :
- Intitulé exact de l'action de formation
- Objectifs et contenu de l'action
- Moyens prévus (programme, supports, intervenants)
- Durée et période de réalisation
- Part des enseignements à distance, le cas échéant
- Modalités de déroulement et de suivi (présentiel, distanciel, feuilles d'émargement)
- Modalités de sanction (évaluation, attestation, certification)
- Prix de l'action et modalités de règlement
Facture OPCO : ce qui peut bloquer le paiement
Une facture OPCO incomplète peut retarder ton paiement de plusieurs semaines. Les rejets les plus fréquents :
- Numéro de déclaration d'activité absent ou erroné.
- Certification Qualiopi non mentionnée (le financeur la vérifie avant de payer).
- Mention de l'exonération TVA absente (« art. 261, 4, 4° a du CGI »).
- Pas de référence à la convention de formation (numéro, date).
- Pas de feuille de présence signée jointe à la facture.
- Attestation d'assiduité absente ou non signée.
- Période de réalisation imprécise (mois/année exacts manquants).
CPF et EDOF : comment ça marche
Pour les financements CPF (Compte Personnel de Formation), c'est EDOF (Espace des Organismes de Formation) qui gère le flux financier — tu factures via la plateforme officielle (Mon Compte Formation), pas en direct au stagiaire. Tu reçois le paiement de la Caisse des Dépôts, selon les conditions générales d'utilisation d'EDOF, qui tiennent lieu de convention (art. D6353-1) : vérifie-y les frais éventuellement retenus sur tes paiements.
- Ta formation doit mener à une certification enregistrée par France compétences (RNCP, répertoire spécifique) ; bilans de compétences et VAE sont aussi éligibles (art. L6323-6 du code du travail).
- L'inscription au catalogue Mon Compte Formation est conditionnée à la certification Qualiopi.
- Après ta déclaration de « service fait » et l'envoi de ta facture dans EDOF, la Caisse des Dépôts paie sous 30 jours calendaires, plus le délai interbancaire (délais de paiement, Mon Compte Formation).
Modèle de facture formateur OPCO conforme
Voici la structure type d'une facture OPCO qui passe sans retouches :
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| En-tête | Nom, SIRET, NDA, certification Qualiopi, adresse |
| Client | Nom de l'entreprise + interlocuteur RH |
| Référence | Numéro de convention + date de signature |
| Description | Intitulé + dates + nombre d'heures + lieu |
| Montant | HT + mention exonération + total à payer |
| Pieces jointes | Convention, feuilles de présence, attestation |