La réponse courte
Avec un client professionnel, oui : chaque somme encaissée doit être couverte par une facture. Avec un particulier, une note est obligatoire dès que la prestation atteint 25 € TTC, et il peut en demander une en dessous. Dans les deux cas, la solution la plus simple est la même : une facture acquittée à chaque prélèvement.
Client professionnel : une facture pour chaque somme encaissée
Le code de commerce est net : toute prestation de service rendue pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facture (article L441-9). Le code général des impôts dit la même chose et l'étend aux acomptes : quand tu encaisses avant d'avoir réalisé la prestation, ce qui est le cas d'un abonnement prélevé en début de période, l'acompte lui-même doit être facturé (article 289, I-1 du CGI).
En principe, la facture est émise dès que la prestation est réalisée. Le même article autorise une facture récapitulative pour plusieurs prestations faites au même client dans le même mois civil, établie au plus tard à la fin du mois (article 289, I-3 du CGI). Un prélèvement mensuel tombe déjà une fois par mois : une facture par prélèvement suit ce rythme sans effort.
Client particulier : une note dès 25 € TTC
Avec un particulier, l'obligation vient de la réglementation des prix : toute prestation de service d'un montant de 25 € TTC ou plus donne lieu à la remise d'une note (arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services). En dessous de 25 €, la note n'est remise que si le client la demande, et il peut toujours la demander.
Cette note indique notamment la date, ton nom et ton adresse, le nom du client (sauf s'il s'y oppose), la date et le lieu de la prestation, le détail de ce qui est facturé et la somme à payer. Une facture qui porte ces informations fait office de note. Pour un abonnement de 25 € par mois ou plus, c'est donc un document à chaque échéance.
Après un prélèvement, une facture acquittée
La facture d'un prélèvement arrive quand l'argent est déjà parti. Si elle affiche une échéance et ton IBAN, ton client se demande s'il doit payer une seconde fois. Elle doit donc dire qu'elle est réglée : c'est une facture acquittée, qui porte la mention du paiement et sa date, sans conditions de règlement.
Pour le reste, ce sont les mentions de n'importe quelle facture : numéro dans ta série, date, ton identité et celle du client, la prestation, le montant HT, la TVA et le TTC (ou « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si tu es en franchise), et, entre professionnels, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-9 et L441-10 du code de commerce).
Avec Billies : la facture part toute seule à chaque prélèvement
Quand tu mets un client en prélèvement automatique, chaque prélèvement réussi déclenche la même suite :
- la facture est créée avec le numéro suivant de ta série et les mentions légales de ta situation : franchise de TVA ou non, client professionnel ou particulier, autoliquidation quand elle s'applique ;
- elle est marquée acquittée, à la date du prélèvement ;
- elle part par e-mail à ton client, PDF en pièce jointe, avec un message qui dit de quel abonnement il s'agit et quand il a été prélevé ;
- tu en reçois une copie sur l'adresse de ton compte Billies.
Si un prélèvement échoue, aucune facture n'est créée : tu ne factures jamais un encaissement qui n'a pas eu lieu. Et s'il manque une information légale sur ta fiche entreprise, la facture t'attend en brouillon, sans numéro, et un e-mail te dit quoi compléter.
Deux limites. Si ton client n'a pas d'adresse e-mail sur sa fiche, rien ne lui part : tu reçois la facture et tu la lui transmets, ou tu ajoutes son adresse puis tu la renvoies depuis la facture. Et pour un client professionnel, cette facture part en PDF par e-mail : elle n'est pas transmise par la plateforme de facturation électronique.